Word、WPS文档排版注意事项

用Word或WPS给文章排版很容易然而容易的事情背后往往隐藏着许多让人忽略不用的基本技能SEO关键词容易的事情背后往往隐藏着许多让人忽略不用的基本技能同时也可能隐藏着许多效率低下的习惯。
用Word或WPS写文章排版这对于一般人来说是一件太容易的事情只要会录入汉字能分清段落和段前空格插入想要的图片一篇像模像样的文章就产生了。然而就在像模像样文章产生的同时一些影响效率的不良排版习惯也在不知不觉中养成了。
空格犯的罪――缩进对齐技巧
用Word或WPS写的文档文章版式看起来像模像样而一旦你发现其中有错误改正的时候问题就来了
当你将文章的字体整体调整到更大一号的时候你会发现每个段落的开头并不是空两格了有时候多余两个有时候少于两个。当你在文章的大标题、小标题文字上做修改增加或删除了内容之后你会发现标题不是太靠前就是太靠后了。
这是空格犯下的“罪孽”。这些用户均是用空格来作为“万能武器”来应对段落缩进和标题居中问题。
若是使用WPS 2012先通过“开始”按钮选择“段落”分组右下角的小箭头图标激活“段落”设置窗口；在“度量值”下右侧下拉列表中选择度量单位为“字符”“特殊格式”一项选择“首行缩进”“度量值”选择为2优化决策“度量值”选择为2选择之后按“确定”。这样设置之后每个自然段在回车之后就会自动空两格字的位置不用你人为去输入首行空格了。

标题居中、段落左右对齐等也不用很麻烦地每次都去人为地设置也有更省事办法：仍然到“段落”设置窗口依次在“常规”一组的“大纲级别”下拉列表框中选择“正文”“1级”“2级”……“9级”然后分别设置左侧的“对齐方式”对于正文我们选择“左对齐”或“两端对齐”而对于1到9级标题通常版式是选择“居中对齐”。这样设置之后当你输入各级标题或正文并应用了这种样式后各自的对齐便自动完成不需要人为去设置或调整。

回车惹的祸――分隔排版技巧
当你帮别人修改一本书稿当我从他的第一章中发现一段内容重复删除之后发现第二章主动跑到第一章的页面来凑热闹以后各章均有向前移位的现象。分析一下这个老师给章节划分用的是笨办法――用反复回车的办法换页来实现章节划分的因此才引出这么多麻烦。其实只要正确使用分页和分节的技术问题接迎刃而解了。
使用Word 2007或WPS Office 2012的用户只要选择“页面布局”选项卡执行“分隔符→分页符”命令或者按动快捷键组合Ctrl+Enter；若使用Word 2003只需执行“插入→分隔符→分页符”命令插入一个分页符号作为文章自动换页的标志。这样如果以后对该文档作了任何编辑修改无论增删多少内容都不会发生后面的章节串到前面章节页面的情况了。
通过类似的方法还可以进行分栏、自动换行、文章分节等特殊符号的插入。通过这些符号我们的文档在排版打印时就能按规矩自动排版不再用人为干预。

分隔符号作为一种特殊的不可打印的格式标记一般情况下不会显示在文档窗口中。我们可以根据需要让其显示出来：在Word 2007编辑环境下在选项卡一栏内的空白处单击鼠标右键执行“自定义快速访问工具栏”命令接着选择Word选项“显示→显示所有格式标记”命令并确定；仍在使用Word 2003的用户通过执行“工具→选项→视图→格式标记”命令勾选“全部”复选框；WPS 2012使用者直接点击“开始”选项卡页面下的“显示/隐藏编辑标记”按钮就可以显示出文中所有的分隔符号格式标记。
空格回车联手作乱――版面竖排技巧
文字排版方式处理出了问题由于其中涉及到竖排版式文字排列顺序与Word默认的先左后右的方式有很大不同如果只用反复按空格再结合回车的办法来实现古文段落的排版和对齐。这样就产生的竖向对齐的困难。实际上Word中有现成的方便办法可以解决古文格式排版问题。
第一种方法：用文字方向来设置竖排。以Word 2007为例选中需要设置竖排的文字段落然后点击右键在弹出的菜单中选择“文字方向”命令然后选择文字方向设置页面中文字方向式样中间的一种竖排方式右侧出现竖排效果预览我们可以看到类似于古书竖排的方式点击“确定”按钮即可看到竖排效果。设置好竖排效果后我们仍然可以像横排那样设置字体和行列等属性。

第二种方法：用文本框来设定局部竖排。直接在版面文字上设置竖排效果可能不利于调整竖排文字在版面中的位置。这时我们可以借助于文字框在设置竖排效果。
以WPS文字 2013抢鲜版为例来说明。依次选择“插入→文本框→竖向文本框”弹出空白文本框将文字内容粘贴或录入到其中竖排的效果马上就显示出来了。选中文本框选择右键菜单中的“设置对象格式”在弹出的“设置对象格式”窗口中切换到“文本框”选项卡选中“允许文字随对象旋转”“文字在自选图形中换行”确定之后通过文本框的旋转句柄即可连同文本框和其中的文字实现任意角度旋转。将设置好的文本框移动到文章的任意位置可实现竖排文字在整个文档中的版面灵活调整。

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